Переход на "1С:Бухгалтерию 8" стал ещё проще

Кризисный период в экономике — это всегда «время перемен», в том числе и перемен в подходе к автоматизации деятельности предприятий. Ведь быстрое изменение бизнес-процессов, необходимость в оптимизации производства, денежных потоков, сбытовой политики и пр. требует скорейшего внедрения более гибких и «умных» информационных систем. Именно поэтому предприятия и предприниматели, уже оценившие преимущества программных продуктов «1С:Предприятие 7.7»,переходят на более современную «восьмую» версию. Важнейшим этапом такого перехода является перенос данных из прежней информационной базы в новую. В данной статье методисты фирмы «1С» освещают процесс автоматического переноса накопленных данных из старой учетной системы в новую на примере переноса из популярной у организаций и предпринимателей программы «1С:Бухгалтерия 7.7» в «1С:Бухгалтерию 8».

При начале работы с «1С:Бухгалтерией 8» важно перенести накопленные данные из старой учетной системы. «1С:Бухгалтерия 8» содержит необходимые инструменты для автоматического переноса данных из таких программ как «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Предприниматель 7.7» и «1С:Упрощенная система налогообложения 7.7».

Напомним, что начиная с версии 1.6.12 в «1С:Бухгалтерии 8» реализован новый, значительно более простой и удобный для пользователей механизм автоматического переноса данных из информационных баз, в частности, исключающий необходимость одновременной работы с двумя информационными базами («старой» и «новой»),предварительную настройку «1С:Бухгалтерии 8» перед загрузкой и пр.

Рассмотрим процесс переноса данных в «1С:Бухгалтерию 8» на примере организации, которая до 2009 года вела учет в «1С:Бухгалтерии 7.7», а с 01.01.2009 — в новой программе.

Переход на «1С:Бухгалтерию 8» (на примере перехода с начала 2009 года) состоит из следующих этапов:
  1. В «1С:Бухгалтерии 7.7» проводятся регламентные операции закрытия месяца на конец 2008 года.
  2. Осуществляется перенос остатков на начало 2009 года в «1С:Бухгалтерию 8».
  3. Учет в 2009 году ведется в «1С:Бухгалтерии 8». В «1С:Бухгалтерии 7.7» готовится годовая отчетность за 2008 год, при необходимости производится корректировка данных.
  4. После выверки данных в «1С:Бухгалтерии 7.7» производится повторный перенос остатков на начало2009 года в «1С:Бухгалтерию 8». При этом информация в загруженных при первом переносе документах и справочниках обновится.
Такой подход позволяет начать ведение учета в новой программе даже в том случае, если годовая отчетность в старой программе еще не готова.

Для начала переноса данных выберите пункт меню Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия7.7 (меню Сервис —> Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7). Откроется форма, в которой следует указать вариант загрузки данных (см. рис. 1).

Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятие 7.7

Выберем вариант Загрузить данные из информационной базы. При этом будет автоматически получен список существующих информационных баз «1С:Предприятия 7.7».

В списке информационных баз выберем ту базу, из которой необходимо перенести данные.

Затем следует указать состав переносимой информации (в нашем случае— перенос остатков на начало 2009года). Для этого выберем пункт Остатки на начало года. При выборе этого пункта в «1С:Бухгалтерию 8» будут загружены данные всех справочников из выбранной информационной базы, а также остатки по счетам учета на начало года, указанного в поле Период.

После указания информационной базы и состава переносимой информации нажмите кнопку Далее. Все дальнейшие действия по переносу данных программа осуществит автоматически.

Процесс переноса условно разбит на несколько этапов. Каждый этап отмечен специальным значком, и при прохождении каждого очередного этапа он особым образом выделяется на экране. Это позволяет визуально оценить состояние перехода. Оценить время выполнения переноса также помогает так называемый прогрессор Выполнение, расположенный в нижней части формы. Основные этапы переноса видны из рис 2.

Основные этапы переноса из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8

Сначала производится подключение к информационной базе, из которой переносятся данные. Затем производится выгрузка данных из информационной базы (соответствующая строка Выгрузка данных). Выгруженные из информационной базы на платформе 7.7 данные загружаются в«1С:Бухгалтерию 8» (активируется строка Загрузка данных подменю Перенос данных).

В процессе загрузки данных в «1С:Бухгалтерии 8» создаются документы Ввод начальных остатков, и на данном этапе все созданные при загрузке документы проводятся.

После проведения документов проводится проверка загруженных данных на их соответствие контрольным значениям в информационной базе, из которой производился перенос. В качестве контрольных значений используются: итоговые данные оборотно-сальдовой ведомости, итоговые данные оборотно-сальдовой ведомости по счету (для каждого загруженного счета в отдельности).

На этом перенос данных завершен.

По всем остаткам в «1С:Бухгалтерии 8» создаются документы Ввод начальных остатков. Для работы с этими документами в «1С:Бухгалтерии 8»предусмотрена специальная форма Ввод начальных остатков (меню Предприятие —> Ввод начальных остатков), в которой в наглядном виде представлена информация об уже введенных данных (см. рис. 3).

специальная форма Ввод начальных остатков в 1С:Бухгалтерии 8

Например, для контроля корректности ввода остатков достаточно убедиться, что итоговые значения Итого (баланс) в колонках Сальдо Дт (нач.) и Сальдо Кт (нач.) совпадают.

Не исключено, что в процессе переноса данных могут возникнуть ошибки.
В этом случае имеется возможность получить подробный отчет о возникшей ошибке, в котором указан этап, на котором она возникла, описание ошибки, а также рекомендации по ее устранению. Для получения отчета об ошибках следует нажать гиперссылку Информация о возникших ошибках, которая при наличии ошибок открывается под прогрессором Выполнение.

В заключение хочется отметить, что приведенный в данной статье сценарий, а также принципы переноса данных используются и при переносе данных из таких программных продуктов, как «1С:Предприниматель 7.7» и«1С:Упрощенная система налогообложения 7.7».

При этом реализованный в программе «1С:Бухгалтерия 8» механизм переноса данных позволяет:
  • переносить данные из нескольких информационных баз «1С:Предприятия 7.7» в одну информационную базу «1С:Бухгалтерии 8»;
  • осуществлять автоматический перенос в одну информационную базу«1С:Бухгалтерии 8» данные из различных конфигураций на платформе «1С:Предприятие 7.7».