Бизнес-процессы в системе "1С:Документооборот 8 КОРП"

В связи с существенным развитием функционала продукта на основе анализа опыта применения и пожеланий пользователей и партнеров было принято решение о разделении продуктов на версию ПРОФ и версию КОРП. Стоит отметить, что версия ПРОФ была выпущена год назад и по своему функционалу на сегодняшний день значительно уступает версии КОРП.

Как Вам известно, продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» является универсальным, т.е. он не имеет отраслевой специфики и поэтому может быть легко настроен и адаптирован под особенности конкретного предприятия. А благодаря тому, что данная система разработана на новой платформе 8.2, мы получаем достаточно мощный функционал, который позволяет достаточно гибко настраивать систему под нужды предприятия и использовать его наиболее эффективным образом в процессе деятельности организации.

В данной статье мы рассмотрим тему бизнес-процессов, на которых и построена новая система «1С:Документооборот 8 КОРП».

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В свою очередь, в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» бизнес-процессы могут быть следующих видов:
  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
  • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
  • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Поручение» сначала сформирует задачу «Выполнить поручение для исполнителя», а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу «Проверить выполнение» для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Т.е. в данной программе имеется возможность настройки ролевой маршрутизации задач. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Пользователь системы «1С:Документооборот» может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Этот список автоматически отображается на рабочем столе программы при ее запуске.

Мои задачи в 1С:Документооборот 8 КОРП

Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

Для каждого бизнес-процесса в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса «Исполнение».

Блок-схема бизнес-процесса Исполнение в программе 1С:Документооборот 8 КОРП
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов.

Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:
  • маршрутизация,
  • сроки,
  • важность,
  • наименование,
  • описание и другие.
Например, шаблон бизнес-процесса «Согласование договора» может выглядеть следующим образом:

Бизнес-процесс Согласование договора в 1С:Документооборот 8 КОРП

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Бизнес-процессы в 1С:Документооборот 8 КОРП. Статистика по видам.

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Отчет по задачам в 1С:Документооборот 8 КОРП

Справка об исполнительской дисциплине

Справка об исполнительской дисциплине в 1С:Документооборот 8 КОРП

Топ 10 исполнителей

Топ 10 исполнителей 1С:Документооборот 8 КОРП

С помощью разработанных отчетов в системе «1С:Документооборот» можно проанализировать, как эффективно работает сотрудник, насколько хорошо он выполняет поставленные ему задачи, какие задачи уже выполнены сотрудником, а какие находятся на стадии исполнения, какие задачи наиболее часто не выполняются в срок (возможно, срок по задачам указывается нереальный) и многое другое. Стоит отметить, что система «1С:Документооборот» обладает гибкой настройкой отчетов (отборы, фильтры) и имеется возможность сохранения выбранных настроек отчетов для быстрого обращения к ним при последующей работе в системе.

Таким образом, в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» с помощью бизнес-процессов можно эффективно организовать анализ и контроль исполнительской дисциплины на предприятии, наиболее четко и слаженно настроить структуру работы с задачами и поручениями различного характера, что позволит сократить суммарное время коллективной работы с бизнес-процессами на любом предприятии.