"1С:Документооборот 8" – лучший помощник сотрудника на работе и в командировке

Основные возможности "1С:Документооборот 8"

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:
  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
  • ГОСТ Р 6.30-2003,
  • ГОСТ Р 51141-98,
  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
  • Требования ГСДОУ,
  • Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.
Рис. 1. Рабочий стол пользователя "1С:Документооборот 8"

Рабочий стол пользователя 1С:Документооборот 8

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети и распределенную работу через Интернет с использованием веб-браузеров и тонкого клиента.

Зачем нужен электронный документооборот сотрудникам организации?

Про необходимость и полезность внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в любой организации написано немало, программных продуктов СЭД существует огромное количество. Но до сих пор у большинства сотрудников организаций, за исключением руководства, нет ясного понимания, что же такое система электронного документооборота, и какая польза будет им, сотрудникам организации, не отвечающим непосредственно за документооборот организации.

Рассмотрим систему электронного документооборота с точки зрения рядового сотрудника организации.

1. Единое хранилище документов. Чаще всего сотрудники создают и сохраняют новые документы на своих компьютерах, реже – в локальной сети. В такой ситуации проблемы возникают при уходе сотрудника в отпуск (на больничный) или увольнении – нужно работу данного сотрудника передать другому. Чаще всего другому сотруднику приходится почти заново «восстанавливать» работу сотрудника, которого он заменяет. В 1С:Документооборот 8" все рабочие документы хранятся в единой базе, и новый сотрудник всегда может найти с помощью функции поиска все документы другого сотрудника в соответствии с правами доступа.

2. Категоризация (классификация) документов. В повседневной работе сотрудников организации накапливается большой объем файлов. Со временем в этом, даже сгруппированном по папкам, массиве информации становится все труднее ориентироваться и быстро находить нужные файлы. В 1С:Документооборот 8" файлы и электронные документы можно классифицировать по типу документа (входящие, исходящие, внутренние), по виду документа (приказы, договора, служебные записки и т.п.), по грифу доступа (конфиденциальные и т.п.), по направлению деятельности организации. Также можно классифицировать документы по создаваемым в организации категориям и свойствам документов. Такое многообразие вариантов классификации документов позволяет сотрудникам организации, зная параметры классификации документа, очень быстро найти его в базе.

3. Хранение версий документов. Создание и согласование документов во многом процесс творческий, и при этом может рождаться несколько вариантов документа. В итоге согласован будет один из вариантов, но позже может возникнуть необходимость вернуться к старому варианту документа и начать работать с ним. В "1С:Документооборот 8" для этого предусмотрена "версионность документов", т.е. всегда можно создать новую версию документа на основании текущей актуальной версии. Это позволяет хранить в одном электронном документе несколько его вариантов и использовать их в своей повседневной работе.

4. Использование шаблонов документов. В каждой организации есть свой "корпоративный стиль" оформления документов. Чтобы его придерживаться, сотрудники организации чаще всего создают документы копированием предыдущих, что может вызывать затруднения при изменении "корпоративного стиля" оформления документов, также увеличивается время создания новых документов. В "1С:Документооборот 8" предусмотрена возможность создавать документы на основе заранее правильно оформленных шаблонов, причем эти шаблоны при необходимости можно оперативно изменять для всей организации сразу.

5. Согласование и подписание документов. После создания документа для сотрудника организации начинается "эпопея" по его согласованию и подписанию. Печатать документ и ходить с ним по согласующим, собирая визы - это самый затратный по времени вариант работы сотрудника. В 1С:Документооборот 8" существуют шаблоны бизнес-процессов согласования документов, которые каждая организация может настроить под свои особенности. "Запустив" задачу по бизнес-процессу согласования документов сотрудник организации может заняться другими срочными делами, периодически проверяя в программе результаты согласования документа. Такие же бизнес-процессы существуют и для подписания документа.

6. Поиск документов. Как уже было сказано выше, все документы в "1С:Документооборот 8" можно классифицировать по необходимым критериям. По этим классификационным признакам, а также по любым реквизитам документа и самому его тексту можно всегда осуществить поиск нужного документа. Причем сотруднику не нужно долго размышлять, в какой папке и по какой фразе искать документ. Достаточно в окне поиска ввести часть искомой фразы и "1С:Документооборот 8" отобразит все документы, в реквизитах или тексте которых содержится эта фраза.

7. Контроль работы непосредственных руководителей. Так как в "1С:Документооборот 8" согласование и подписание документов осуществляется с помощью бизнес-процессов, то любой сотрудник организации в соответствии со своими правами доступа может проанализировать работу своих непосредственных руководителей в части согласования и подписания документов. Т.е. всегда можно с помощью отчетов и текущих задач посмотреть, каково состояние выполняемой непосредственным руководителем задачи, посмотрел ли ее руководитель, написал ли свое решение, в какие сроки.

Про возможности автоматизации деятельности секретарей (делопроизводителей) в "1С:Документооборот 8" говорить отдельно не будем, т.к. все функции делопроизводства любая СЭД автоматизирует почти на 100 %.

Работа с договорами в "1С:Документооборот 8"

Рассмотрим преимущества, которые дает "1С:Документооборот 8" для работы с договорами.

Обычно в организации процесс согласования договоров налажен достаточно четко. Но вот после подписания договора начинается "разброд и шатание": бухгалтерии обычно важно, чтобы вовремя были оплачены суммы и сделаны соответствующие финансовые документы, инициатору договора важно его выполнение по факту, юристам важно, чтобы к договору не было претензий с юридической стороны. Соответственно текст договора нужен всем, все хранят у себя его копии, оригинал хранится непонятно где. В конце концов такая ситуация раздражает руководство, и специально выделенный человек начинает вести реестр договоров и ему нужен для этого инструмент.

В "1С:Документооборот 8" для работы с договорами все уже предусмотрено: есть специальный вид документов, который можно дополнительно настроить под себя, есть шаблоны бизнес-процессов по согласованию, подписанию договоров, которые также можно дополнительно настроить под себя.

Рис.2. Форма договора.

Форма договора в 1С:Документооборот 8

Также для договоров имеется возможность отслеживать состав и комплектность сопутствующих документов (допсоглашений, актов и т.п.), работу с которыми можно организовать путем интеграции с "1С:Бухгалтерия 8". Т.е. все создаваемые в "1С:Документооборот 8" договора и допсоглашения будут автоматически попадать в "1С:Бухгалтерия 8", а все документы по этим договорам (спецификации, счета, акты выполненных работ) из "1С:Бухгалтерия 8" будут автоматически попадать в "1С:Документооборот 8".

Т.е. в итоге в "1С:Документооборот 8" мы имеем: оригинал договора, описание всех этапов его согласования и подписания, сопутствующие договору документы. Эти данные в любой момент времени можно найти и использовать в работе.

Обмен данными с другими конфигурациями на базе платформы "1С:Предприятие 8"

Подробнее остановимся на интеграции системы "1С:Документооборот 8" с другими конфигурациями на базе платформы "1С:Предприятие 8".
 
В "1С:Документообороте 8" уже преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2": "Управление производственным предприятием"; "Управление торговлей"; "Бухгалтерия предприятия"; "Управление небольшой фирмой". Дополнительно в программе можно настроить обмен с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия"; "Комплексная автоматизация"; "Зарплата и управление персоналом"; "Управление производственным предприятием"; "Управление торговлей".
Что это означает? Система документооборота "1С:Документооборот 8" позволяет расширить возможности типовых конфигураций "1С:Предприятие 8" за счет встраивания их объектов в корпоративные бизнес-процессы, запущенные в системе документооборота.

Организовать прохождение по утвержденным маршрутам бухгалтерских или каких-либо других специфических документов в их «родных» системах не всегда возможно, а если и возможно, то это потребует затратных мероприятий по дополнительному конфигурированию таких систем. Кроме того, дополнительное конфигурирование приведет к сложностям в установке обновлений. Более эффективный вариант – это настройка бизнес-процессов в системе документооборота и подключение к ним с помощью механизма обмена данными.

Например, к бизнес-процессу согласования может быть прикреплен внешний документ "Счет на оплату". Бизнес-процесс проходит утвержденный маршрут согласования по сотрудникам предприятия (пользователям системы документооборота), соответственно и полученный документ "Счет на оплату" в нужный момент становится доступным для каждого сотрудника, получившего задание согласования.

Используя систему документооборота как ядро интегрированной системы, предприятие получает удобный механизм согласования документов, создаваемых во вне по отношению к "1С:Документооборот 8" без какого-либо изменения конфигурации этой внешней системы. Вся работа с документом производится в специализированной СЭД "1С:Документооборот 8".

Результат внедрения СЭД "1С:Документооборот 8"

Результаты внедрения СЭД "1С:Документооборот 8" сложно оценить по количественным критериям, т.к. в основном происходит качественное улучшение работы сотрудников организации с документами. Можно сказать, что организация переходит на новый, более высокий уровень внутрикорпоративного управления и взаимодействия, использует современные информационные технологии для этого.

Как же улучшиться документооборот организации в результате внедрения системы электронного документооборота "1С:Документооборот"? Можно отметить, что будут автоматизированы следующие функции документооборота:
  • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документа сопровождается автоматизированными процедурами:
    • рассмотрение документов и последующей постановки на контроль,
    • оповещение исполнителей,
    • поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
    • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение,
    • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
  • В системе автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
    • подготовка проекта договора;
    • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
    • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
    • учет и контроль сроков действия договоров;
    • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
    • учет сумм договоров;
    • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
    • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
    • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
    • расторжение договора.
  • Стандартизация создаваемых документов и файлов на основании заранее настроенных шаблонов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента. При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
  • Полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского языка. Доступ к документам и файлам осуществляется с учетом прав пользователей.
  • Автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, поручение, согласование, утверждения, регистрация. Маршрутизация документов в зависимости от вида документов.
  • Сокращение время поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.
  • Повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большего количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
  • Контроль сроков выполнения (исполнения) документов и поручений.
Автор статьи: Уткина Анастасия, office@balans-s.ru