Управленческий учет – повышение эффективности работы!

Малая или большая фирма – цели и методы управленческого учета одинаковы.

Звонок клиента: "Здравствуйте. Вы занимаетесь автоматизацией? Нам нужно автоматизировать управленческий учет".

Такие звонки бывают часто. Когда начинаешь выяснять что такое управленческий учет – каждый говорит о своем, о наболевшем. Но обычно все вопросы похожи друг на друга: как быстро проверить дебиторскую задолженность, какая прибыль получена по каждому направлению, когда запланированы поступления денежных средств и т.п.

Какие задачи решают руководители каждый день?

Одинаковые задачи стоят перед каждым руководителем - и не важно, большая компания или не очень. И задачи решаются схожими методами.
  • Контроль за продажами: поиск и учет потенциальных клиентов, контроль за исполнением заказов, анализ и оптимизация структуры товаров, продукции, услуг, планирование продаж.
  • Контроль за финансами: обеспечивает бизнес денежными средствами, планирует поступление и выплаты, позволяет избежать кассовых разрывов.
  • Контроль за издержками и прибылью: анализ прибыльности каждого заказа в отдельности, анализ общехозяйственных расходов, расчет итоговой прибыли по компании, анализ прибыльности/убыточности каждого направления в отдельности.
  • Контроль за исполнительской дисциплиной: постановка задачи сотрудникам, напоминания об исполнении и проверке результата работы, анализ эффективности работы сотрудника.
Методы решения задач – оперативный и ежедневный контроль над потоками информации. Такая работа должна быть максимально автоматизирована – это позволит затрачивать время не на поиски и подготовку информации, а на ее анализ. Чтобы этого достичь - нужен хороший и удобный инструмент.

Где вести учет?

Кто-то использует Excel. Создается несколько таблиц, информация разносится вручную в несколько листов одновременно. Например, пришел платеж – из плановых цифр убираем, в оплату заказа устанавливаем, задолженность контрагента списываем. Такой подход очень трудоемкий и приводит к неизбежным ошибкам.

Кто-то использует бухгалтерские программы 1С. Но в таких программах представление данных дается бухгалтерское (дебет, кредит, проводка); отсутствует решение управленческих задач по планированию, постановке задач и контролю их исполнения; используются другие разрезы учета (по юридическим лицам, а не по направлениям деятельности).

"Управление небольшой фирмой" - решение от фирмы "1С"

Фирма "1С" задумалась о возможности дать хороший инструмент управленческого учета для малого и среднего бизнеса уже давно. В 2009 году была выпущена конфигурация "Управление небольшой фирмой" (далее УНФ). Недавно вышла редакция 1.4 этой программы с новыми возможностями.

На текущий момент программу используют предприятия различного профиля (торговые, сервисные, производственные), предприятия различного размера (от 1 до 40 рабочих мест). Положительные отзывы о программе показывают, что запуск происходит быстро, а работа понятна и удобна.

Какие ключевые задачи решает эта программа? Их можно оценить по тем отчетам, которые получает руководитель по нажатию одной кнопки мышки:
  • Движение денежных средств,
  • Платежный календарь,
  • План-график работ/Загрузка ресурсов,
  • Состояние заказов,
  • Расчеты с дебиторами/кредиторами,
  • Динамика и анализ продаж,
  • Доходы и расходы, прибыли и убытки.
Отчет - это вершина айсберга. Чтобы он получился необходимо заполнить справочники, ввести документы. Что делает этот процесс простым и понятным? Программа оптимизирована под быстрый запуск в типовом режиме – запуск происходит от нескольких дней до месяца.

Для позаказного анализа прибыли в УНФ есть удобный отчет "Финансовый анализ". Он позволяет просмотреть структуру себестоимости заказа. Пример отчета приведен ниже.

Финансовый результат в УНФ

Какие данные необходимо ввести, чтобы получить такой отчет? В программу уже заложена модель учета – ее вводить не надо. Вводятся следующие документы:
  • Документ "Заказ покупателя" - фиксируем полученный заказ: что, когда и сколько мы должны отгрузить/выполнить работы, когда нам должны это оплатить;
  • Документы "Акт выполненных работ" или "Расходная накладная" - документы на реализацию покупателю;
  • Документ "Начисление зарплаты" - формируется автоматически по сдельной оплате – данные берутся из документов "Акт выполненных работ";
  • Документ "Распределение затрат" - распределения материальных и прочих затрат на выпуск продукции или выполнение работ (что мы использовали при выполнении работ);
  • Документ "Закрытие месяца" - расчет прямых затрат, себестоимости, распределение общехозяйственных расходов.
Данные вводятся один раз в один документ. Они могут использоваться в расчетах других документах, выводится в различных аналитических отчетах. В дальнейшем эти документы будут переданы в бухгалтерскую программу.

Рассмотрим другой пример – исполнительская дисциплина. Всегда существуют задачи, которые надо выполнить в заданный срок. Эти задачи могут возникать регулярно с заданной периодичность или быть разовыми работами.

Часто мы даем поручение исполнителям и надеемся что они будут выполнены вовремя. В свою очередь исполнитель может быть перегружен, или может "пожелать забыть" поставленную задачу. А иногда и мы сами можем это забыть проконтролировать выполнение или выполнить свою задачу.

Календарь сотрудника в УНФ

Если мы ослабляем контроль за исполнением – сотрудники могут подумать, что и не надо делать ее. А может не надо делать и следующую тоже? Наличие единой системы выдачи и контроля исполнения поручений позволяет решить эту задачу групповой работы.

С помощью напоминаний мы всегда сможем видеть – какие задания выданы и к какому сроку, а также какие задания выданы мне и что надо сделать. А с помощью календаря сотрудника мы сможем увидеть его уровень загрузки по дням и часам.

Автор статьи: Некрасов Денис, руководитель компании "Баланс-Сервис"