Электронная транспортная накладная (ЭТрН) меняет правила игры в логистике. Вместе с ней обязательным становится электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) или заказ-наряд (ЭЗН).
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое – все участники перевозок, независимо от сферы деятельности, обязаны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные для авиаперевозок.
Эти изменения закреплены Федеральным законом № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 07.06.2025. ЭЗЗ фиксирует договорённости о перевозке заранее, а ЭТрН подтверждает факт ее выполнения, формируя замкнутый цикл без использования бумажных документов.
ЭЗЗ и ЭЗН – старт цикла перевозок
Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это цифровой договор фрахтования между грузоотправителем и перевозчиком. В нём фиксируются ключевые условия: маршрут, параметры груза (вес, тип), стоимость, ответственные лица и транспортное средство.
Перевозчик отвечает на заявку в системе — принимает или отклоняет ее, указывая данные о транспортном средстве и водителе. Обмен происходит через операторов системы электронных перевозочных документов (ЭПД), а информация автоматически передается в ГИС ЭПД.
Электронный заказ-наряд (ЭЗН) во многом похож с ЭЗЗ, но применяется в случаях, когда требуется только транспортная услуга без детальной информации о грузе. Такой формат удобен для компаний, предоставляющих транспорт.
Оба документа предшествуют оформлению ЭТрН: без согласованной заявки перевозка не может быть оформлена.
Преимущества:- быстрая проверка доступности транспорта;
- уведомления о статусах;
- автоматическое формирование отчетности для оптимизации логистики.
С 2026 года форматы документов утверждены приказами ФНС (№ ЕД-7-26/108@), Подписание осуществляется с использованием УКЭП или сервиса «Госключ». Схема оформления документов представлена на рисунке 1.
.png)
Рисунок 1 – Схема движения ЭЗЗ
Что такое ЭТрН и зачем она нужна
ЭТрН — основной документ, сопровождающий груз от погрузки до приёмки. В нем фиксируются маршрут, товар, водителя, транспортное средство, а также статусы перевозки.
ЭТрН является частью системы электронного документооборота, которая обеспечивает обмен электронными перевозочными документами в едином формате.
Ключевое преимущество – работа всех участников с единым документом. Это исключает задержки при согласовании, необходимость пересылки бумажных документов и риск их потери.
Кроме того, внедрение государственной информационной системы ЭПД упрощает доступ контрольно-надзорных органов к информации к данным о перевозках. Это снижает количество запросов к бизнесу и повышает прозрачность процессов.
За нарушения предусмотрены штрафы до 100 000 рублей, однако цифровизация существенно снижает риски их возникновения.
Исключения сохраняются: использование бумажной транспортной накладной допускается, если грузополучателем является иностранное лицо, либо при перевозке военных и особо важных государственных грузов.
Требования для перехода на ЭТрН
Для перехода на электронные перевозочные документы необходимо:
- Зарегистрироваться у оператора электронного документооборота (ЭДО).
- Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) на руководителя или индивидуального предпринимателя либо оформить КЭП вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) для сотрудников.
- Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организации, обеспечивающей передачу документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. (Перечень операторов размещен на сайте Минтранса России.)
- Настроить доступ к системе для сотрудников, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.
Как поможет «Баланс-Сервис»
Компания «Баланс-Сервис» помогает бизнесу безболезненно перейти на электронные перевозочные документы:
- подберем и подключим оператора ЭДО и ИС ЭПД;
- настроим работу с ЭТрН, ЭЗЗ и ЭЗН в 1С;
- выпустим КЭП и поможем с МЧД;
- обучим сотрудников работе с новыми документами;
- окажем техническую поддержку на всех этапах перехода.
Переход на ЭТрН — это не только выполнение требований законодательства, но и возможность оптимизировать логистику, сократить издержки и повысить прозрачность процессов. С правильной настройкой этот переход проходит быстро и без лишних рисков.
Автор статьи: Иван Куклин - программист "Баланс-Сервис"